Подготовка промышленной компании к выставке

Что компания хочет представить

Задачи участия стоит сформулировать до разработки оформления.

Компания может искать дилеров, представлять оборудование или обсуждать с действующими заказчиками новое направление.

У этих задач будут разные сообщения и материалы.

Для продолжения разговора пригодится лист услуги с характеристиками и контактом специалиста.

Если предприятие показывает широкий ассортимент, понадобится понятная навигация по направлениям.

Общая концепция должна помогать посетителю найти интересующую группу продукции, а менеджеру — быстро открыть подходящий каталог или раздел презентации.

Как определить комплект материалов

Перечень удобно составлять по ситуациям использования.

Что посетитель должен прочитать из прохода? Что менеджер покажет во время разговора? Что человек сможет забрать или получить по электронной почте?

Для этих задач могут понадобиться:

1. 1.
   Графика стенда с названием компании и основным предложением.
2. 2.
   Обозначения продуктовых зон и подписи к образцам.
3. 3.
   Презентация для переговоров.
4. 4.
   Каталог или отдельные листы по продукции и услугам.
5. 5.
   Видео либо анимация для экрана.
6. 6.
   Контактные материалы и страница с файлами по QR-коду.

Состав зависит от предложения и бюджета.

Например, отдельные продуктовые листы удобны, когда разным посетителям нужны разные направления.

Каталог полезен, если заказчик выбирает позиции из связанного ассортимента.

Решение принимают после оценки содержания, тиража и способа дальнейшего использования.

Что поручить дизайнеру и застройщику

До начала проекта нужно определить границы работы.

Застройщик отвечает за конструктивные решения стенда и техническую подготовку в согласованном объёме.

Бюро разрабатывает визуальную концепцию, графику и другие материалы.

Если один подрядчик берёт несколько направлений, их всё равно полезно перечислить отдельно.

Для оформления необходимы размеры и развёртки поверхностей, расположение экранов, образцов и мебели.

Важно понимать, какие участки будут видны из прохода, а какие окажутся перекрыты конструкциями или людьми.

Для печати и размещения на экранах требования различаются; их получают у конкретных исполнителей.

Заранее стоит определить, кто передаёт эти требования и кто проверяет готовые файлы.

Как распределить информацию на стенде

На стенде полезно разделить сообщения по расстоянию чтения.

Из прохода человек должен понять, какая компания перед ним и что она предлагает.

Во время остановки — увидеть интересующее направление. Подробности можно изучить в зоне переговоров или на отдельном материале.

На главной поверхности достаточно информации, которая объясняет предложение.

Полный список оборудования, история предприятия и подробные характеристики требуют другого формата.

Их можно разместить в каталоге, на экране с управлением или в презентации менеджера.

Размер текста и расположение элементов оценивают на развёртке с учётом конструкции стенда.

Контакт или название услуги могут хорошо выглядеть на небольшом изображении и оказаться неудобными для чтения на площадке.

Просмотр макета в масштабе помогает обнаружить такие проблемы до производства.

Как связать стенд и материалы для переговоров

Общее оформление складывается из повторяемых приёмов: работы со шрифтом, фотографиями, схемами и цветом.

Их выбирают в рамках фирменного стиля и адаптируют к каждому носителю.

Иллюстрация на большой поверхности стенда и схема в каталоге должны оставаться читаемыми в своём формате.

Содержание также нужно согласовать.

Название услуги, характеристики оборудования и контакты не должны расходиться в разных материалах.

Если компания работает по брендбуку холдинга, исходные правила передают бюро вместе с требованиями к согласованию.

Отдельно проверяют, как оформляются названия дочерних обществ и совместное участие нескольких организаций.

Это лучше выяснить при разработке концепции, когда изменения ещё не затрагивают весь комплект.

Как организовать подготовку

Работу удобно планировать от даты, когда каждый материал нужен исполнителю или команде.

В график включают согласования внутри предприятия, изготовление и доставку.

Порядок может выглядеть так:

1. 1.
   Определить задачи участия и состав материалов.
2. 2.
   Собрать тексты, фотографии, брендбук и параметры стенда.
3. 3.
   Согласовать структуру содержания и визуальную концепцию.
4. 4.
   Подготовить макеты и проверить технические сведения.
5. 5.
   Передать утверждённые файлы в производство.
6. 6.
   Проверить изготовленные материалы и работу цифровых файлов.

Ответственный за проект со стороны компании собирает замечания от подразделений.

Инженер проверяет характеристики, маркетолог — соответствие предложению, руководитель утверждает результат в принятом на предприятии порядке.

Бюро получает общий список правок, в котором уже устранены противоречия.

Сроки подготовки зависят не только от работы дизайнера, но и от готовности исходных данных и графика производства.

Сроки стоит уточнять у участников проекта.

Например, каталог зависит от готовности продуктовых данных и возможностей типографии, а оформление стенда — от подтверждённых размеров и графика застройщика.

Эти зависимости нужно учесть до обещания даты сдачи макетов.

Что проверить перед выставкой

Финальную проверку проводят по готовым материалам.

В печатных экземплярах смотрят названия, характеристики, контакты и читаемость.

Презентацию и видео запускают на оборудовании, которое будет использоваться на стенде, либо на максимально близком к нему.

QR-коды проверяют с нескольких телефонов.

Страница должна удобно открываться на мобильном устройстве, а посетителю должно быть понятно, где найти нужный файл и как связаться с компанией.

Для команды стоит сохранить офлайн-копии презентаций и каталогов.

После мероприятия материалы можно продолжить использовать в продажах: отправлять продуктовые листы по итогам переговоров, обновлять презентацию новыми проектами, размещать подготовленные схемы на сайте.

Поэтому ещё при постановке задачи полезно определить, какие элементы понадобятся компании после выставки и в каких редактируемых форматах их передать.